Como emitir CT-e
Para emitir o CT-e, a transportadora precisa estar credenciada na Sefaz do seu estado, ter certificado digital ICP-Brasil e usar um software emissor. O documento é preenchido com os dados da prestação, assinado, transmitido e só vale depois de autorizado. O DACTE impresso acompanha a carga.
O que você precisa
- Inscrição estadual ativa e credenciamento como emissor de CT-e na Sefaz da sua UF
- Certificado digital ICP-Brasil do CNPJ (tipo A1 ou A3)
- Software emissor de CT-e (próprio, de mercado ou integrado ao TMS/ERP)
- RNTRC ativo na ANTT, no caso de transporte rodoviário remunerado
- Chaves de acesso das NF-e da carga e dados do tomador do serviço
Passo a passo: como emitir ct-e
Faça o credenciamento na Sefaz
Solicite à Secretaria da Fazenda do seu estado o credenciamento como emissor de CT-e. Algumas UFs credenciam automaticamente empresas com atividade de transporte; outras exigem pedido no portal da Sefaz. Antes de emitir em produção, use o ambiente de homologação para testar a comunicação do software.
Instale o certificado digital e o emissor
Instale o certificado digital ICP-Brasil do CNPJ no computador ou servidor que vai assinar os documentos. Configure o software emissor com os dados da empresa, a série do CT-e, a numeração inicial e o ambiente de produção.
Preencha os dados da prestação
Informe remetente, destinatário, expedidor e recebedor quando houver, e o tomador do serviço, que é quem paga o frete. Indique o modal, a origem e o destino da prestação, o valor do frete com seus componentes, a tributação do ICMS e as chaves de acesso das NF-e transportadas. No rodoviário, informe o RNTRC.
Assine e transmita para autorização
O emissor gera o arquivo XML, assina com o certificado digital e transmite à Sefaz. A Sefaz valida o leiaute e as regras de negócio e devolve a autorização de uso com um número de protocolo, ou uma rejeição com o código do erro que deve ser corrigido.
Imprima o DACTE e inicie o transporte
Com o CT-e autorizado, imprima o DACTE, documento auxiliar que traz a chave de acesso e acompanha a carga. O transporte só deve começar depois da autorização. Envie o XML ao tomador e guarde os arquivos pelo prazo exigido na legislação.
Emita o MDF-e quando for obrigatório
Se a operação exigir, emita o MDF-e vinculando as chaves dos CT-e carregados no veículo. O manifesto deve ser encerrado ao fim do percurso.
Corrija ou cancele quando necessário
Erros em campos permitidos podem ser corrigidos com a Carta de Correção Eletrônica (CC-e). Valores, tributos e dados que alterem remetente, destinatário ou tomador não podem ser corrigidos por CC-e. Se o serviço não for prestado, peça o cancelamento dentro do prazo previsto na legislação da sua UF e no manual do CT-e.
Quem precisa emitir o CT-e
O CT-e é emitido pela empresa que presta serviço de transporte de cargas, em qualquer modal: rodoviário, aéreo, aquaviário, ferroviário ou dutoviário. Ele substituiu os conhecimentos em papel e documenta a prestação para fins fiscais, servindo de base para o ICMS sobre o frete.
O transportador autônomo (TAC) em geral não emite CT-e próprio; a regra varia por estado e pela forma de contratação. Quando o autônomo é contratado por uma transportadora, é ela quem documenta a operação. Consulte a Sefaz da sua UF para o seu caso.
Erros mais comuns na emissão
Os problemas mais frequentes são CFOP e tributação de ICMS incompatíveis com a origem e o destino, tomador informado de forma errada, chave de NF-e digitada incorretamente e certificado digital vencido. Um TMS integrado ao ERP reduz a digitação manual e, com ela, as rejeições.
Também é comum esquecer de encerrar o MDF-e vinculado, o que impede a emissão de um novo manifesto para o mesmo veículo. Crie uma rotina diária de conferência de documentos em aberto.
Perguntas frequentes
Qual o modelo do CT-e?
O CT-e é o modelo 57 de documento fiscal eletrônico. Existe também o CT-e OS, modelo 67, usado para transporte de pessoas, valores e excesso de bagagem. O CT-e de carga foi instituído pelo Ajuste SINIEF 09/2007.
O DACTE substitui o CT-e?
Não. O documento fiscal válido é o arquivo XML autorizado pela Sefaz. O DACTE é só uma representação impressa que acompanha a carga e permite consultar o CT-e pela chave de acesso de 44 dígitos.
Posso emitir CT-e sem certificado digital?
Não. Todo CT-e precisa ser assinado digitalmente com certificado ICP-Brasil do emitente antes da transmissão. Sem a assinatura válida, a Sefaz rejeita o documento e a operação fica sem cobertura fiscal.
O que fazer quando a Sefaz está fora do ar?
O manual do CT-e prevê modalidades de contingência, que permitem emitir o documento e transmiti-lo depois que a comunicação voltar. Siga as regras de contingência da sua UF e registre o motivo para evitar autuações.
Qual a diferença entre CT-e e MDF-e?
O CT-e documenta cada prestação de serviço de transporte para um tomador. O MDF-e reúne num só manifesto todos os documentos fiscais carregados em um veículo durante a viagem, facilitando a fiscalização no trânsito.